Barcelona,
¿Tienes una idea de negocio y estás interesado en ponerla en marcha cuanto antes? ¿Eres estudiante de derecho y, pese a que conoces de sobra la teoría del derecho societario, no logras hacerte idea de cómo ponerla en práctica? ¿Acabas de comenzar tu carrera profesional como asesor jurídico y te gustaría visualizar mejor el proceso de creación de una sociedad antes de lanzarte a hacer una propuesta de honorarios a tu cliente? Si estás en cualquiera de estas situaciones o simplemente sientes curiosidad, quizás te resulte útil un pequeño resumen de los pasos principales que se necesitan a la hora de crear una sociedad limitada en España por el procedimiento ordinario.
La reciente Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (en adelante, la “Ley de emprendedores”) ha sustituido el antiguo método express de constitución de sociedades por un sistema de ventanilla única a través de los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE), sistema que centraliza los trámites documentales mediante el Documento Único Electrónico (DUE), abarata el precio de los aranceles y facilita los requisitos presenciales, siempre que se cumplan con una serie de requisitos (acogerse a unos estatutos sociales tipo, etc). Sin embargo, al tratarse de una previsión legal que todavía se encuentra en fase de implantación y de la que no se conoce su efectividad, sigue revistiendo gran utilidad clarificar el procedimiento ordinario o presencial, al que nos ceñiremos en este artículo.
Pese a que se trata de una operación relativamente sencilla, si queremos optimizar los tiempos y tramitarla lo antes posible, conviene prestar atención a las fases iniciales; en el caso de los abogados, cobra especial relevancia hacer una buena esquematización del iter, de cuando solicitar datos al cliente y precisarle los detalles se trata.
Antes de nada, es útil fijar la normativa básica a la que habrá que acudir de cara a concretar todos los pasos que aquí se enuncian: por un lado, debemos partir del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, que recoge los procesos de funcionamiento interno y establecimiento de las sociedades más habituales; en segundo lugar, el siempre útil Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil arroja luz sobre aspectos que a veces pasan desapercibidos en la creación de sociedades; por otro lado, el todavía vigente Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio sienta las bases del funcionamiento de las sociedades; finalmente, debemos tener presente la famosa Ley de emprendedores, cuya entrada en vigor ha supuesto la modificación de diversas normas dentro de la Ley de Sociedades de Capital, entre otras.
A los efectos de este artículo, asumiremos que nuestra sociedad limitada (en adelante, nos referiremos a ella como la “Sociedad”) tendrá un solo socio (en adelante, será el “Socio”), es decir, que será unipersonal, y que estará dirigida por un solo administrador (en adelante, lo denominaremos el “Administrador”).
(i)Posibles trámites previos
De forma previa a iniciar el proceso de constitución de la Sociedad propiamente dicho, hay un par de cuestiones relacionadas con la nacionalidad y residencia del Socio y el Administrador que deben quedar resueltas:
a)Residencia del Socio en el extranjero – Si el futuro Socio de la Sociedad reside en España, podrá realizar todos los trámites que comentaremos a continuación por sí mismo, asistido, si así lo desea, por su abogado o asesor; en cambio, si no tiene residencia española será preciso que otorgue un poder en favor de un representante en territorio nacional (normalmente su abogado), para que pueda asistirle y actuar en su nombre en España en todos los actos relacionados con la constitución. Este poder, que es recomendable redactar a doble columna (en la lengua del país donde se otorgue y en castellano), deberá incluir facultades suficientes para abarcar todo el proceso de constitución, y deberá ser elevado a público ante un notario (o ante un funcionario estatal equivalente con facultades certificantes como fedatario público) en el país de residencia del socio, para luego ser legalizado bien mediante la Apostilla de la Haya (si el país en cuestión ha firmado el Convenio de la Haya de 1961) bien mediante el proceso de legalización ante el consulado/Mº de Exteriores que proceda.
b)Nacionalidad extranjera del Socio – Si el Socio y el Administrador son de nacionalidad extranjera, las autoridades españolas exigen que estas personas o entidades estén provistas de un Número de Identificación Fiscal (N.I.F.), en el caso de personas jurídicas, o un Número de Identificación de Extranjeros (N.I.E.), para las personas físicas. Si no disponen de estos números y además, tampoco residen en España, también será preciso otorgar un poder para que alguien en su nombre realice las gestiones pertinentes para su obtención. En resumen, habrá que conseguir:
1. Un N.I.E. tanto para el Administrador, como para el Socio; para su solicitud se necesita una copia completa y debidamente apostillada del pasaporte de cada uno de ellos.
2. Si el futuro Socio no es una persona física, sino una persona jurídica, precisará un N.I.F., para lo que hará falta un certificado de existencia de la sociedad en cuestión, emitido por el Registro Mercantil u otra institución equiparable en el lugar de su constitución, en el que se deberá declarar la situación actual de la misma, administradores, apoderados, número de identificación, etc. Igualmente, deberá legalizarse por medio de la Apostilla de la Haya.
(II) Proceso de constitución
Así pues, los pasos y documentación necesaria para la constitución de la sociedad propiamente dicha, serían los siguientes:
a)Denominación de la Sociedad – Probablemente, una de las primeras cosas en las que el futuro Socio habrá pensado es en cómo llamar a su empresa. Pues bien, para ello se precisa pensar tres (3) posibles denominaciones para la nueva Sociedad, con el fin de solicitar el Certificado Negativo de Denominación Social (el Registrador comprueba la disponibilidad de todos ellos, verificando que no inducen a confusión ni coinciden con los nombres de otras sociedades ya existentes) al Registro Mercantil Central en Madrid (se trata de un trámite que se puede llevar a cabo de manera telemática o de manera presencial). A la denominación elegida habrá que añadirle el tipo societario: en este caso, Sociedad Limitada (S.L.), y de ser finalmente participada por un solo Socio, la mención de Unipersonal (U.). Así, por ejemplo, en el caso de que el nombre seleccionado fuese MIEMPRESA, la denominación social final sería MIEMPRESA, S.L.U.
b)Estatutos sociales – Mientras se recopila toda la documentación anterior, se procede a la redacción de los Estatutos Sociales de la Sociedad, tarea que suele ser llevada a cabo por abogados, y para las que se precisa confirmar los siguientes datos:
• Objeto social: la actividad desarrollada por la Sociedad, que puede ser todo lo amplia, y genérica (por ejemplo, la actividad de holding o tenencia de participaciones en otras sociedades), o todo lo específica y concreta (por ejemplo, la fabricación de piezas de metal para la producción de autocares) que se desee.
• Domicilio social: la dirección en España en la que estará domiciliada la Sociedad a todos los efectos, que no tiene por qué coincidir con la dirección administrativa o con el domicilio fiscal de la Sociedad. Cuando los potenciales socios son extranjeros, es común que, al menos provisionalmente, elijan como domicilio social las oficinas de los abogados que hubiesen tramitado el proceso de constitución, de cara a no perder ninguna notificación o comunicación que pudiera resultar de interés.
• Capital social: el capital social mínimo para este tipo de sociedad es de 3.000 €, divididos en participaciones (el capital social de las sociedades anónimas se divide en acciones), que tradicionalmente debían ser desembolsados en su totalidad. Sin embargo, el artículo 12 de la anteriormente mencionada Ley de emprendedores puso sobre el tablero de juego la figura de la sociedad limitada de formación sucesiva, que posibilita constituir sociedades con un menor capital del tradicionalmente requerido, si bien conlleva una serie de formalidades y restricciones tanto para los socios como para la propia Sociedad en tanto en cuanto no se alcance la cifra de los 3.000 €.
• Cierre del ejercicio social: la fecha en la que se considera cerrado el año fiscal de la Sociedad; lo más común es hacerlo coincidir con el año natural, fijándolo por tanto el 31 de diciembre.
• Régimen de transmisión de participaciones: de acuerdo con la ley de Sociedades de Capital, la transmisión de participaciones en una sociedad limitada es libre (esto es, que los socios pueden enajenarlas a cualquiera sin impedimento alguno), salvo que los Estatutos Sociales de la Sociedad dispongan otra cosa.
• Remuneración del órgano de administración: la cantidad que los miembros del órgano de administración recibirán por tal actividad de gestión; es común fijar que sea gratuita, y más aún cuando se trata de sociedades pequeñas en las que no es extraño que los administradores sean también empleados de la propia Sociedad, cobrando por ello su sueldo aparte.
c)Cuenta bancaria – Una vez se ha obtenido el Certificado Negativo de Denominación Social, el Socio deberá abrir una cuenta bancaria en nombre de la Sociedad en proceso de constitución, y deberá depositar en ella el capital social correspondiente. En cuanto la cuenta bancaria haya sido abierta y el capital transferido a la misma por el Socio, el banco expedirá un Certificado Bancario cuya finalidad es permitir al Notario público asegurar que el capital social mínimo de la futura Sociedad ha sido aportado correctamente.
d)Escritura pública – Una vez tengamos todos los documentos anteriormente mencionados, se procede al otorgamiento de la Escritura Pública de constitución ante un Notario Público español, para lo cual será preciso presentar:
• El Certificado de Denominación Social.
• Los Estatutos Sociales.
• El Certificado Bancario.
• Identificación del Socio y su aportación al capital social (pese a que en este artículo hemos tomado como ejemplo que se trata de una Sociedad con un solo Socio, deberá identificarse a todos ellos, por lo que deberán acudir a la notaría provistos de sus correspondientes DNI/Pasaportes).
En caso de operar el Socio mediante un apoderado, durante su comparecencia ante Notario, el apoderado deberá presentar el poder que le habilita y su identificación (DNI/Pasaporte).
• En la escritura también figurará la selección de la forma del Órgano de Administración de la Sociedad (aunque hemos decidido ejemplificar el artículo eligiendo a un Administrador Único, se pueden escoger administradores solidarios, administradores mancomunados o un Consejo de Administración formado por al menos 3 miembros) y deberá identificarse a aquel o aquellas personas que sean nombrados Administradores.
Si el Socio es extranjero, una declaración de inversiones extranjeras notificando la inversión de capital extranjero ante las autoridades españolas. Se trata del Modelo D1A, un modelo administrativo que únicamente tiene fines estadísticos acerca de las inversiones de capital extranjero en España, y que se cumplimenta digitalmente a través de un software puesto a disposición del público por el Ministerio de Economía para su descarga: el programa Aforix.
Una vez se ha otorgado la Escritura Pública de constitución, la Sociedad puede dar comienzo a su actividad empresarial, si bien aún deberá inscribirse en el Registro Mercantil.
e)N.I.F. provisional y domicilio fiscal – Tras el otorgamiento de la Escritura Pública de constitución, se procede a solicitar cuanto antes a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) el N.I.F. provisional de la Sociedad, así como la tarjeta de domicilio fiscal (declaración censal) a efectos del IVA, utilizando para ello el llamado Modelo 036. El N.I.F. provisional tiene una validez de seis meses, tras los que deberá haberse canjeado por el número definitivo.
f)Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas – Salvo que se trate de sociedades exentas (1.000.000 euros al año), la Sociedad debe darse de alta a efectos del IAE, tributo local que grava la actividad llevada a cabo por la misma en el Modelo 840.
g)Inscripción en el Registro Mercantil – Dentro de los dos meses siguientes al otorgamiento de la Escritura Pública de constitución, el original de la misma debe llevarse, junto con copia del N.I.F. provisional, el Certificado Negativo de Denominación social y un certificado de pago del ITPAJD, al Registro Mercantil de la localidad correspondiente a la provincia de su domicilio social, para la inscripción de la Sociedad por el Registrador en un plazo de 15 días desde su presentación. Una vez inscrita, la Sociedad adquirirá plena personalidad jurídica.
h) N.I.F. definitivo – Con la Sociedad ya inscrita en el Registro Mercantil, se procederá a la solicitud del N.I.F. definitivo, que sustituirá al provisional.
(III) Posibles trámites posteriores:
Con la obtención del N.I.F. definitivo, la Sociedad ya está constituida como tal, si bien es posible que se precise realizar alguna actuación adicional en función del caso concreto:
a)Registro de la Sociedad en la Seguridad Social y obligaciones relacionadas – En el caso de que la Sociedad tenga empleados por cuenta ajena, también se requerirá que se dé de alta en la Tesorería General de la Seguridad Social, así como que comunique la apertura del centro de trabajo ante el Ministerio de Trabajo.
b)Licencias en el Ayuntamiento – Si la Sociedad va a inaugurar un nuevo establecimiento, deberá obtener una licencia de apertura expedida por el Ayuntamiento; si además va a realizar obras o cambios de estructura en el establecimiento, deberá conseguir también una licencia de obras.
Visto todo el proceso de constitución de sociedades limitadas, sólo queda mencionar que, aunque parece que hoy, por razones eminentemente políticas, se asocia el término “emprendedor” sólo a quien inicia algo nuevo, en realidad, el emprendedor siempre ha existido: la esencia de emprender reside en el intrépido que arriesga a pesar de las dificultades, en el que se atreve a desarrollar sus proyectos contra viento y marea y consigue traducir una ilusión en una realidad. Si tienes una idea original y crees poder llevarla a buen puerto, despliega las velas y ponte en marcha sin tardanza; recuerda que, como dijo el genial Mark Twain, “un hombre con una nueva idea es un loco hasta que la idea triunfa”.
Miguel Garrido de Vega Abogado
